"Die Unternehmen unterschätzen das Potenzial von professionellem Print-Management", lautet das Fazit von Matthias Kraus, Research Analyst von IDC. Die Marktforscher hatten insgesamt 511 Firmen mit mehr als 200 Mitarbeitern in Deutschland befragt, wie diese ihr Drucker-Management steuern. Das Ergebnis: Etwa drei Viertel der Unternehmen verfolgen keinerlei Maßnahmen rund um das Print-Management. Noch schlechter ist es IDC zufolge um das Thema Document Solutions bestellt, also das Management der Dokumenten-Prozesse rund um das Drucken. 84 Prozent der Befragten sehen offenbar keine Notwendigkeit, an dieser Stelle aktiv zu werden.
Kraus zufolge glauben die Verantwortlichen in den Unternehmen nicht daran, Kosten durch den Einsatz von Print Management und Document Solutions senken zu können. Doch die Realität sieht anders aus. Der Großteil der Firmen, die bereits entsprechende Lösungen im Einsatz haben, konnten ihre Kosten senken: rund ein Drittel um bis zu 15 Prozent, ein knappes Fünftel zwischen 15 und 30 Prozent und zehn Prozent der befragten Manager berichteten von Einsparungen von über 30 Prozent. Insgesamt äußerten sich die Firmenvertreter zufrieden mit den erzielten Ergebnissen. 84 Prozent gaben an, ihre Erwartungen hinsichtlich der Reduzierung von Druckkosten hätten sich erfüllt. 16 Prozent verneinten dies.
Definition
Print Management und Document Solutions fassen IDC zufolge alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software und Services) zusammen, mit dem Ziel, die Anforderungen der Unternehmen an eine optimale Druck- und Dokumentenverarbeitung zu erfüllen. Dazu gehören folgende Aspekte:
Print Management: Optimierung der Kosten, Leistungsqualität und Infrastruktur (Analyse, Planung, Beschaffung, Finanzierung, Installation, Support, Helpdesk, Verbrauchsmaterial, Geräte-Management, Abrechnung etc.).
Document Solutions: Effiziente Dokumentenprozesse & -verarbeitung (Digitalisierung,und Verteilung, elektronische Archivierung, elektronische Formulare, sicheres Drucken, automatisierte Dokumentenprozesse)
Allerdings liegt nach Angaben der IDC-Marktforscher der Anteil derjenigen Firmen, die den Spareffekt nicht beziffern konnten, mit 29 Prozent relativ hoch. "In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden zu sein", vermutet IDC-Analyst Kraus. Die Verantwortlichen in den Firmen täten sich generell schwer, den mit dem Drucken zusammenhängenden Aufwand in den Griff zu bekommen. Dabei bestehe die große Herausforderung in erster Linie darin, die Gesamtkosten für die Druck- und Dokumentenverwaltung im Blick zu behalten. Es gehe Kraus zufolge nicht nur um die direkten Kosten beispielsweise für die Anschaffung von Hardware und Verbrauchsmaterialien, sondern auch um die versteckten Kosten für den Betrieb und die Produktivität der Mitarbeiter. "Diese indirekten Kosten sind meist vielfach höher als die direkten", so die Bilanz des IDC-Analysten.
Auch Torsten Bechler, Marketing-Manager von Sharp, glaubt, dass vielen Unternehmen die Transparenz in Sachen Druck-Management-Kosten fehlt. "Die Kunden wissen nicht, was sie zahlen. Deshalb wissen sie auch nicht, was sie einsparen können." Kraus mahnt daher eine genaue Ist-Analyse des Aufwands für Print Management und Document Solutions an. Nur damit ließen sich auch die möglichen Kosteneinsparungen aufzeigen. In diesem Zusammenhang nimmt der Marktforscher auch die Anbieter in die Pflicht. Diese müssten den Anwenderunternehmen dabei unter die Arme greifen, die Gesamtkosten möglichst transparent aufzuarbeiten. Nur dann würden die Firmen auch das Potenzial der Management-Lösungen erkennen und nutzen.
Viele Unternehmen würden beim Print-Management auf die Dienste externer Service-Anbieter zurückgreifen, berichtet Kraus. Rund 55 Prozent der Firmen, die entsprechende Lösungen verwenden, nutzen Managed Print Services (MPS). Dabei fahren sie offenbar nicht schlecht, so das Ergebnis der IDC-Studie. Insgesamt könnten die Unternehmen, die verstärkt externe Services in Anspruch nehmen, auch insgesamt geringere Print-Management-Ausgaben verbuchen.