In kleinen Schritten zum ECM-Erfolg

Man müsse ECM als eine Strategie verstehen, sagen die Experten. Dann man sich leichter, dem Kunden zu erklären, dass es heute um Einzellösungen geht und man erst dann von ECM spricht, wenn es um eine unternehmensweite Gesamtlösung geht, die die einzelnen Systeme zusammenführt. Schwierig werde es nämlich dann, wenn man Enterprise Content Management als Technologie oder gar als Produkt darstellt. Dann müsse man es immer ganzheitlich diskutieren, obwohl man nur ein einzelnes Problem lösen möchte. Betrachte man ECM dagegen als Strategie, nimmt das den Projekten die Komplexität. "Abgesehen davon, dass es wohl keinen einzigen Hersteller gibt, der das gesamte Spektrum von ECM abdecken kann. Und schon gar nicht mit einem einzelnen Produkt", gibt Zöller zu bedenken.

Der ECM-Einstieg muss demnach nicht unbedingt über die ganz große Lösung erfolgen. "Es ist sinnvoller, dem Kunden Einzellösungen aus einem umfassenden ECM-Portfolio anzubieten, die sein akutes Problem lösen, ihn aber gleichzeitig in die Lage versetzen, später eine andere Lösung hinzuzunehmen. So bildet sich dann nach und nach eine runde ECM-Lösung", schildert Hackenberg. "Deshalb müssen wir standardisierte Pakete entwickeln, die einen einfachen Einstieg erlauben und später erweitert werden können", ergänzt Nowottka.

Ein Einstieg in ECM könnte über ein E-Mail-Management-System erfolgen, das der AIIM-Studie zufolge in vielen Unternehmen noch immer fehlt. "Wir alle dachten, das E-Mail-Problem wäre seit fünf Jahren gelöst. Aber das ist es genauso wenig, wie die Collaboration gelöst ist", gibt Jager zu bedenken. In vielen Unternehmen werde das E-Mail-System als eine Art Dokumenten-Management verwendet. "Wir müssen den Unternehmen zeigen, dass sie zwar denken, mit E-Mail eine Art Dokumenten-Management-System zu haben, in Wahrheit aber lediglich eine Krücke nutzen", sagt Robert. "Das schaffen wir aber nur, wenn wir den Nutzen von ECM einfach, pragmatisch und verständlich darstellen."