Was darf gelöscht werden?

Nicht nur das Gebot der Datensparsamkeit spricht dagegen, den gesamten E-Mail-Verkehr eines Unternehmens über Jahrzehnte zu archivieren. Auch die Kosten der Langzeitarchivierung sollten Unternehmen dazu bewegen, alte Informationen zu löschen. IT-Leiter sind daher auch unter dem Blickwinkel von IT-Compliance gut beraten, die geltenden Verfahren zur fristgebundenen Vernichtung von Geschäftsunterlagen eng mit der Rechtsabteilung abzustimmen. Anschließend müssen diese Prozesse in einer Richtlinie ("Document Retention Policy") verbindlich festgelegt und im gesamten Unternehmen einheitlich eingeführt werden - unter Mitarbeit des Datenschutzbeauftragten und des Betriebsrats. Diese möglicherweise zunächst als lästig empfundene Pflicht können Unternehmen zum Anlass nehmen, ein effizientes Informations-Management zu etablieren.

Was ist internationales Recht?

Für Verunsicherung in vielen Unternehmen haben auch die nebulösen E-Discovery-Anforderungen gesorgt. Diese Vorkehrungen sind nur für solche Unternehmen relevant, die Geschäftstätigkeiten in den USA und in Großbritannien nachgehen. Nur sie zählen zum Anwendungsbereich der E-Discovery und des Foreign Corruption Practices Act (FCPA) und können spätestens bei gerichtlichen Auseinandersetzungen gezwungen werden, ihr elektronisches Archiv zu öffnen.

Aufgrund der Electronic-Discovery-Regelungen können Behörden Unternehmen dazu verpflichten, digital gespeicherte Informationen zu reproduzieren, wenn sie als Beweismittel in einem Gerichtsverfahren in Betracht kommen. Der IT-Leiter sollte von sich aus auf das Management zugehen, wenn die im Unternehmen vorhandene IT nicht ad hoc und auf Anordnung der Geschäftsleitung (etwa bei einem Rechtsstreit) in der Lage ist, den Status quo der IT-Systeme und der E-Mails einzufrieren und Löschroutinen auszusetzen. (jha)