Ein Anwender der Readsoft/ Ebydos-Kombination ist BASF Coatings aus Münster. Laut Projektleiter Wilfried Epping sprach für Ebydos die gute Anbindung ans SAP-System (R/3 Enterprise). Früher wurden Rechnungen kopiert und verteilt. Heute erfasst die Readsoft-Lösung die Papierbelege und speichert sie im Rechnungseingangsbuch von Invoice Cockpit. Über die im Sapgui bereitgestellte Oberfläche markieren Nutzer Rechnungen und leiten sie über "Web Cycle" zur Freigabe an die Fachabteilungen. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link auf die Web-Oberfläche des Ebydos-Tools und nimmt dort die Rechnungsprüfung vor. Web Cycle erwies sich als wesentlich flexibler und leichter in der Konfiguration als SAPs Business Workflow.

Die Einsparungen liegen laut Epping auf der Hand: Die gesamte Papierabwicklung - vom Kopieren und Laufzettelbeifügen über das Eintüten, Austüten bis hin zur Eingabe - erfolgt elektronisch. So können sich jetzt die Rechnungsprüfer auf die eigentliche Prüfung konzentrieren und müssen nicht mehr so viel Zeit für die Papierverwaltung verschwenden. Auch die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung wurde durch den Workflow verkürzt.

Derzeit wickelt BASF Coatings rund 100.000 Rechnungen pro Jahr ab. Diese werden über das Readsoft-System in Frankreich, Spanien und Deutschland erfasst, die Ebydos-Software läuft dagegen zentral in Münster.

Auch für Nutzer der ERP-Software "Navision" von Microsoft Business Solutions gibt es Lösungen zur Rechnungseingangsbearbeitung. Die Firma Modus Consult aus Gütersloh bietet eine Integration von Microsofts Business-Software mit dem Dokumenten-Management-System "Elo Professional" von Elo Digital Office. Die über das Elo-Programm erfassten Rechnungen werden in einem Rechnungseingangsbuch nebst einem Verweis auf das archivierte Abbild des Originals abgelegt. Aus diesem Eingangsbuch entnimmt der ERP-Nutzer Daten und bucht sie in Navision-Masken ein.