Häufiger gebraucht wird die zweite Routine: Dann nämlich, wenn auf einer Rechnung mehrzeilige Posten Probleme bereiten oder vermeintlich bekannte Lieferantenbelege neue Strukturen aufweisen. Grob geschätzt trifft dies auf 20 Prozent der Dokumente zu.
Die Achillesferse der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist die ERP-Schnittstelle. Ohne reibungslosen Datenimport sowie die Zuordnung von Lieferanten- und Bestelldaten zu Datenfeldern in der Business-Software nützt die beste Erfassungslösung wenig. Finanzchef Kühne hat hierzu eine eigene Lösung geschrieben, da ihm Standardprozeduren nicht ins Konzept passte (siehe Kasten "SAP-Kopplung").
Integration in das gewohnte R/3-Frontend
Bei der Firma Kroschke aus Braunschweig erfassen Sachbearbeiter Lieferantenrechungen automatisch und buchen sie Workflow-gesteuert in R/3 4.6C. Da Kroschke noch mit der nicht mehr von SAP unterstützten "konventionellen Rechnungsprüfung" arbeitet, werden die erfassten Daten nicht direkt ins SAP-System übertragen, sondern landen zunächst in einer Datenbank. Die Transaktionen der alten Rechnungsprüfung sind jedoch noch im System vorhanden. Ein vom Finanzbuchhalter Dirk Kühne entwickeltes Modul stößt die Transaktion "Rechnungsvorerfassung" an. Sind nach dem Abgleich mit den Buchungsdaten keine Fehler aufgetreten, leitet der Workflow den Vorgang zur Zahlungsfreigabe weiter. Kühne hat sich für den Umweg über die externe Datenbank entschieden, weil ihm die von SAP vorgesehene Logistikrechnungsprüfung zu umständlich ist. Er schließt aber nicht aus, in Zukunft auf die neuen Transaktionen umzusteigen. Diese benutzen jedoch andere Datenbanken und Tabellen innerhalb des ERP-Systems als die konventionelle Rechnungsprüfung. |
Zu den Spezialisten auf dem Gebiet der ERP-Kopplung zur Rechnungsverarbeitung zählt die in Frankfurt am Main beheimatete Firma Ebydos. "Invoice Cockpit" ist eine für SAP R/3 und Mysap ERP angepasste Software, die es dem Anwender gestattet, erfasste Belegdaten am ERP-Frontend weiterzubearbeiten. Er kann dabei zum Beispiel in den Lieferantenstamm verzweigen und über einen Viewer das Original des Dokuments betrachten, ohne den Sapgui verlassen zu müssen. Ebydos bedient sich hierzu SAP-spezifischer Techniken wie BAPIs. Das Softwarehaus kooperiert mit dem Erfassungsspezialisten Readsoft und realisierte Projekte im SAP-Umfeld.