"Nach gut zwölf Monaten produktivem Einsatz sind wir mit der Portalanwendung zufrieden", gibt Dieter Patzak, Leiter der IT-Abteilung, zu Protokoll. Insbesondere die interne Kommunikation über die einzelnen Abteilungen hinaus sowie die Verteilung von Unternehmensinformationen durch personalisierte Portalseiten sei deutlich besser. Die Vorteile resultierten daraus, dass die Mitarbeiter jetzt selbst aktiv am Informationsfluss beteiligt seien. Sie können entsprechend ihren Benutzerberechtigungen, Dokumente, Dateien, News, Text, Links und Bilder im Portal selbst publizieren und somit zu jeder Zeit aktiv am Informationsaustausch bei Kölln teilnehmen. Basis der Anwendung ist die "Enterprise-Portal-Suite" von Adenin.
Jeder der über 100 Mitarbeiter aus der Verwaltung nutzt das Portal als Startseite des Internet-Browsers und erhält somit gleich zu Beginn seines Arbeitstags alle für ihn wichtigen Informationen auf einen Blick. So weiß der Mitarbeiter dank des integrierten Kalenders, welche Kollegen anwesend sind, erfährt im Mitarbeiterverzeichnis, ob ein neuer Kollege begonnen hat, liest die Schlagzeilen der Lebensmittelzeitung und sieht, welche Dokumente oder Dateien in seinem Arbeitsbereich geändert wurden.
Zukünftig möchte IT-Leiter Patzak Informationen und Content nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter personalisiert zur Verfügung zu stellen, sondern auch auf Basis von Rollen, wie etwa alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder Projektgruppe. Dies hätte den Vorteil, dass alle Mitarbeiter eines bestimmten Bereichs künftig dieselben Informationen erhalten und der Verantwortliche für diesen Bereich davon ausgehen kann, dass seine Mitarbeiter alle den gleichen Informationsstand teilen. Dafür plant Patzak das neue Release 4.0 des Adenin Enterprise Portals zu implementieren, das die rollenbasierte Personalisierung durch die Ergänzung so genannter Subportale realisiert.
Die Einsparungen an internen Mails decken die laufenden Kosten für die Anwendung ab, teilt Patzak mit. In Technik wie etwa zusätzliche Netzkomponenten musste man nicht investieren. Den Administrationsaufwand schätzt der IT-Leiter auf rund einen Manntag pro Woche. Dazu zählt die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, das Pflegen der Verzeichnisse und das Publizieren von Content. Auch die Zeit aller Portalbenutzer zum Publizieren ihres eigenen Contents sei darin bereits enthalten.
Kontakt: Dieter Patzak, IT-Leiter,