Eine der erfolgreichsten Anwendungen in Sachen EDI ist nach Ansicht von Heiko Mehnen* die auf dem Edifact-Standard basierende Abrechnung von Fernmelderechnungen zwischen der Telekom und ihren Grosskunden in Industrie und Wirtschaft. Der Autor beschreibt Funktionsweise und Einsatzspektrum der elektronischen Fernmelderechnung (ELFE).

Bei Fernmelderechnungen handelt es sich in der Regel um Standardrechnungen mit ueberschaubarer Struktur, die geradezu dafuer praedestiniert sind, nicht mittels Papier, sondern als sogenannte Edifact-Nachrichten den jeweiligen Rechnungsempfaengern zugestellt zu werden. Dabei wird im Zusammenhang mit ELFE die Nachrichtenstruktur Invoice beziehungsweise ein Subset davon eingesetzt. Alle Rechnungsdaten werden als Datei in normgerechter Form bei der Telekom aufbereitet und fuer die jeweiligen Empfaenger in einem elektronischen Briefkasten, dem Mailbox-System "Telebox 400" der Telekom abgelegt. Dort koennen die Daten "abgeholt", aus der Edifact-Struktur in die jeweils eigene Inhouse-Struktur konvertiert und intern weiterverarbeitet werden.

Bedingt durch die Tatsache, dass elektronische Fernmelderechnungen fuer alle Unternehmen in gleicher Weise aufgebaut sind, war es zudem moeglich, Standardsoftware-Loesungen fuer die Nachverarbeitung der entsprechenden Dokumente zu entwickeln. Mit grossem Erfolg, wie sich nun herausstellt, denn hatten bei der Einfuehrung von ELFE die am Pilotprojekt beteiligten Unternehmen die Nachverarbeitung selbst in die Hand genommen, fordern die Anwender nun verstaerkt entsprechende Auswertungsprogramme.

Teilnahme an ELFE setzt Massnahmenkatalog voraus

Was sind nun die Voraussetzungen fuer eine Teilnahme an ELFE?

1. Mehr als 100 Fernmelderechnungen pro Monat.

2. Abbuchung der monatlichen Fernmeldegebuehren via Lastschrift- Verfahren.

3. Beantragung des Telebox-400-Dienstes der Telekom.

4. Beschaffung entweder eines Edifact-Konverters, der die Edifact- Nachrichten in ein Inhouse-Format zur Weiterverarbeitung konvertiert, oder eines ELFE-Programmes, das die Konvertierung sowie die vollstaendige Nachverarbeitung automatisch uebernimmt.

5. Weitergabe der abzurechnenden Fernmeldekonten an die Telekom in Satzform auf Diskette oder Band.

6. Implementierung einer fuer die Kommunikation mit der Telebox 400 notwendigen Software.

7. Einrichtung eines "Kommunikations-PCs" mit entsprechendem Modem beziehungsweise ISDN-Anschluss.

Bei der spaeteren Verarbeitung der Daten hat man es mit zwei Datenmengen beziehungsweise zwei Datenquellen zu tun - zum einen mit den von der Telekom uebermittelten Rechnungsdaten, zum anderen mit den von den jeweiligen Unternehmen im System vergebenen Zuordnungs-, Sortier-, Druck- und Auswertungskriterien, die man auch als Stammdaten des Unternehmens, bezogen auf seine Fernmeldekonten bezeichen koennte.

Nur fuer groessere Datenmengen

Die Erfahrung bei der Anwendung von ELFE hat bis dato gezeigt, dass die verschiedenen Unternehmen je nach Branche auch sehr unterschiedliche Wuensche hinsichtlich Auswertung und Verarbeitung artikulieren. Eine ELFE-Anwendung ist allerdings nur dann interessant und letztlich kostensparend, wenn man es mit groesseren Datenmengen zu tun hat.

Derzeit gibt es ELFE-Anwender mit einem Volumen von 100 Rechnungen aufwaerts bis hin zu mehreren zehntausend Rechnungen pro Monat. Selbstverstaendlich kann man eine derartige Menge von Daten nur in einer Datenbank pflegen und kontrollieren. Zum Fuellen der Datenbank ist es dabei moeglich, die Daten der Erstmeldung oder aber die erste Rechnungsuebermittlung der Telekom zu verwenden. Prinzipiell empfiehlt sich der zweite Weg, da die von der Telekom uebermittelten Rechnungen wesentlich mehr Informationen enthalten, fuer die man dann spezielle Auswertungskriterien anlegen kann.

Natuerlich ist eine ELFE-Nachverarbeitung in erster Linie ein Buchungs- und Kontrollwerkzeug fuer den Ueberblick ueber die Fernmeldekosten. Darueber hinaus koennen die Auswertungskriterien aber auch fuer weitergehende Zwecke in puncto Planung und Umorganisation genutzt werden. Durch die Vielzahl der Anwender und die schon erwaehnte Beruecksichtigung deren Wuensche sind die spezifischen Programme mittlerweile so vielseitig geworden, dass sich die Fernmeldekonten auch den jeweiligen Kostenstellen, Orten, Projekten, Gebuehrennummern, Diensten, Sonderabteilungen etc. zuordnen lassen.

Besonders wichtig ist fuer die Anwender naturgemaess auch die Kontrolle einer Rechnung auf deren Rechtmaessigkeit. Die jeweiligen Rechnungen werden daher mit denen des Vormonats verglichen, um falsch zugeordnete oder unberechigte Rechnungen (zum Beispiel im Falle eines abgemeldeten Anschlusses) erkennen zu koennen.

Da die ELFE-Daten im Prinzip Rechungsdaten sind, taucht in Anwenderkreisen oft die Frage auf, wie es um den notwendigen Nachweis der Mehrwertsteuer steht und wie die Rechnungen fuer eine spaetere eventuelle Pruefung zu archivieren sind. Mit der Finanzverwaltung wurde hier fuer das ELFE-Verfahren vereinbart, dass fuer den Nachweis der Mehrwertsteuer einmal pro Monat eine Summenrechnung auf Papier erstellt wird. Die Archivierung der Einzelrechnungen kann dann auf Datentraegern erfolgen, was auch von den meisten ELFE-Programmen automatisch vollzogen wird. Dabei ist lediglich darauf zu achten, dass die Daten spaeter - will heissen: auch nach Jahren - wieder transparent gemacht werden koennen. Dies bedeutet, dass die Verarbeitungsprogramme auch bei Weiterentwicklungen immer kompatibel gehalten werden muessen.

Bei Beantwortung der Frage, inwieweit EDI bei der Abwicklung von Geschaeftvorgaengen Vorteile bringt beziehungsweise wann mit einem return on investment zu rechnen ist, muss man in aller Regel mit den Schultern zucken. Eine Anwort darauf ist jedenfalls nicht ganz einfach - zu sehr variieren die Bandbreiten innerbetrieblicher Verbesserungen, von der Aufwandsreduktion bis hin zur Kosteneinsparung, von Unternehmen zu Unternehmen. Das ELFE- Verfahren ist derzeit das so gut wie einzige Verfahren, bei dem man in der Lage ist, hier eine genauere Aussage zu treffen.

Als "Pluspunkte" lassen sich folgende Faktoren aufzaehlen:

1. Kein Transport von Rechnungen in Papierform. Dadurch kein Oeffnen der Briefe sowie Lesen und Eingabe der Daten in ein internes Buchungssystem mit entsprechender Zeit- beziehungsweise Aufwandsersparnis inklusive geringerer Fehlerquote.

2. Verbesserte Moeglichkeiten der Auswertung durch Speicherung der Informationen.

3. Vereinfachte Archivierung.

4. Kosteneinsparung durch verbesserte Planungs- und Kontrollmoeglichkeiten.

Als weitgehend zuverlaessigen Richtwert in puncto Kostenersparnis nennen die meisten ELFE-Anwender eine Summe zwischen fuenf und 15 Mark pro Fernmelderechnung. Bei angenommenen 1000 Fernmelderechnungen pro Monat laege dann beispielsweise - unter Beruecksichtigung entsprechender Hard- und Softwareinvestitionen der Zeitpunkt eines return on investments zwischen einem und drei Monaten.

Der Erfolg von ELFE hat im uebrigen auch die PTTs unserer Nachbarlaender bewogen, diesen Weg zu beschreiten. Zusammen mit der deutschen Telekom wurde eine internationale "EURO-ELFE" entwickelt, die ab Juli in Deutschland eingefuehrt wird. Dabei werden auch die Mobilfunk-Rechnungen, die bisher nicht in ELFE integriert waren, mit beruecksichtigt.

* Heiko Mehnen ist Geschaeftsfuehrer der GLI Gesellschaft fuer Logistik und Informationssysteme mbH, Haar bei Muenchen.