IT-Budget - ein vergiftetes Geschenk?

Die unterschiedliche Handhabung von Betriebskosten und Investitionen ist aus Sicht des Ex-CIOs Resch ein guter Weg um einen "Anfangsfehler" der Kostendiskussion zu vermeiden, nämlich das bereits von Stams monierte Gießkannenprinzip. "Das IT-Budget ist ohnehin ein vergiftetes Geschenk", wirft Resch in die Kostendiskussion ein: "Die CIOs sind stolz darauf, dass sie die Budget-Hoheit haben. Und tatsächlich ist es ja auch sinnvoll, wenn sie ihr Know-how einsetzen, um die Ausgaben zu lenken. Aber dabei geht das Bewusstsein dafür verloren, dass die IT das Geld der Fachbereiche ausgibt und die IT Nutzen für die Anwender stiftet."

Aus diesem Grund hält Resch eine Lösung, wie Almatis sie praktiziert, für sinnvoll. Allerdings sollte seiner Ansicht nach ein Teil des Investitionsbudgets unter der Hoheit der IT verbleiben, denn nicht jedes IT-Vorhaben lässt sich einem Fachbereich zuordnen.

"Außerdem benötigen manche Dinge einfach eine gewisse Vorlaufzeit" erinnert der Berater an die Sonderstellung der IT: "Der CIO sollte im Idealfall die Anforderungen der Fachbereiche vorwegnehmen und die Technik liefern, bevor der Anwender weiß, dass er sie braucht. Deshalb benötigt die IT auf der finanziellen Seite ein Spielbein."

Niedrig hängende Früchte sind sauer

Einen zweiten Fehler machen viele Unternehmen, so fährt Resch fort, hinsichtlich der Frage, welche IT-Kosten sie eigentlich noch streichen könnten: "Im Vordergrund steht dann oft die Überlegung, an welche Kosten man am leichtesten herankommt. Aber man sollte sich auch fragen, welche Ausgaben für das Unternehmen am ehesten verzichtbar sind." Und das seien bei genauem Hinsehen eben nicht die niedrig hängenden Früchte.

"Im Prinzip sollten Sie die Kosten, an die Sie leicht herankommen, zuletzt streichen", rät Resch. Weiterbildung, Dienstreisen und Projekte, die noch nicht begonnen wurden, sind eben kein überflüssiger Luxus: "Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht auf dem Stand der Technik halten, ist Ihre IT bald tot. Dienstreisen lassen sich keineswegs durch Videokonferenzen ersetzen. Es ist ja beinahe schon eine Binsenweisheit, dass die wirklich wichtigen Dinge in den Konferenzpausen besprochen werden. Und neue Projekte bringen das Unternehmen im Ganzen voran."

Deshalb sind zukunftsgerichtete Kosten allenfalls vorübergehend kürzbar, also für die Dauer des Survival Mode, weiß Resch: "Wenn ein Unternehmen um das Überleben kämpft, müssen auch notwendige Dinge aufgeschoben werden", räumt er ein, "aber dieser Modus kann kein Dauerzustand sein. Ansonsten überlebt das Unternehmen nicht lange."

Lieber zur Decke strecken

Die CIOs sollten lieber versuchen, die Ausgaben zu verringern, die Ihnen zunächst unvermeidbar erscheinen. Dazu zählen die Miete für das Rechenzentrum, das längst zu groß geworden ist, die Abschreibung für die Hardware, die nicht mehr dem Stand der Technik entspricht, die teilweise überhöhten Softwarewartungskosten etc.

Hier haben alle CIOs ein bisschen "Dreck am Stecken", so Resch, "sie schleppen Altlasten aus vor langer Zeit geschlossenen Verträgen mit sich herum". Diese Kosten seien zum Teil dafür verantwortlich, dass die Firmen an zu hohen Betriebskosten litten. Im laufenden Betrieb seien durchaus Potenziale zu heben. Aber dazu müssten die Unternehmen erst einmal investieren - in neue Technik, neue Infrastruktur und neue Verträge. Der IT-Chef hat also nicht nur aufzuzeigen, wo sich sparen lässt, sondern auch, wo Geld hineinfließen sollte. Resch: "Der IT-Verantwortliche muss seine Abteilung nach kaufmännischen Prinzipien führen. Seine Aufgabe ist die Produktivitätsentwicklung - für das Unternehmen und für seinen eigenen Betrieb." Wenn die IT mit einer neuen Software effizienter arbeitet, zahlt sich ein Release-Wechsel kurzfristig aus. Ein guter CIO handelt danach.