Es klingt einfacher, als es in Wirklichkeit ist. Alle Vorgänge und Dokumente, die ein Warenwirtschaftssystem (ERP-Software) generiert, wie zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Belege etc. sowie die zu jeder Adresse gehörigen Daten, werden einfach auch im CRM-System hinterlegt. Schnittstellen dafür gibt es. Allerdings ist so nicht automatisch gewährleistet, dass Adressen doppelt angelegt werden. Spezielle ERP-CRM-Schnittstellen können jedoch helfen, Adressdubletten zu vermeiden, indem sie alle Datenbestände von ERP-System und CRM-Software automatisch miteinander abgleichen. Beispielsweise werden Artikel der Warenwirtschaft an das CRM-System ebenfalls als Produkte übertragen. So soll es idealerweise sein, ist es aber nicht immer.
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Bei der Firma LohrElement E. Schneider GmbH aus Gemünden-Langenprozelten im Spessart waren die bestehenden ERP- und CRM-Daten nicht mehr aktuell.
Kopplung zwischen CAS genesisWorld und Selectline
Der Spezialist für industriell gefertigte Schalungen sowie Pionier und Erfinder der "verlorenen Schalung" war daher nicht mehr in der Lage, im CRM-System "genesisWorld" von der CAS Software AG sinnvolle Auswertungen anzufertigen. Die alte Schnittstelle war in der Ausführung unvollständig.
Außerdem hatten sich die Anforderungen geändert. Künftig sollten die Daten zwischen ERP-Applikation ("Selectline" vom gleichnamigen Hersteller) und CRM-Software wie beispielsweise E-Mail, Rufnummern, Notizen, Rabatte, Angebote und Rechnungen detailgenau aufeinander abgestimmt sein.
Außendienstmitarbeiter sollten jederzeit auf Umsatzzahlen, Besuchsberichte, Kundenbewertungen, Marketing-Aktionen, Termine etc. zugreifen können. Auch via Web-Browser mittels Smartphone, BlackBerry oder Notebook sollte die Abwicklung der Geschäftskommunikation gewährleistet sein.
Eine Schnittstelle des Augsburger Systemintegrators dateITup GmbH sollte das Defizit beheben. Das Interface wurde so angepasst, dass es beispielsweise möglich war, Belege als PDF-Datei in das CRM-System zu übertragen. Nach der Einführung waren im ERP-System abgebildete Daten auch im CRM-System sichtbar. Alle wichtigen Kunden- und Lieferantendaten stehen nun abteilungsübergreifend in einer Datenbank zur Verfügung. Dies erlaubt ein noch kompetenteres Auftreten bei Kundengesprächen und verbessert die Auswertungsmöglichkeiten und Marktanalyse sowie die Angebotsverfolgung und -quote. Somit gibt es nun einen idealen Informationsfluss zwischen Außen- und Innendienst. Alle Tages,- Monats und Jahresauswertungen sind in einer Maske im CRM möglich.