Blindkopie und Allen antworten meiden

6. Verantwortung übernehmen: Bertolo rät, den Empfänger ruhig zu fragen, ob die Informationen in der E-Mail genügen, zum Beispiel mit einem "Haben ich Ihnen damit ausreichend Informationen geliefert?".

7. Worte und Phrasen vermeiden, die Menschen in die Defensive treiben: E-Mails sollten immer professionell verfasst sein, deshalb vermeiden sie vulgäre Sprache oder Sarkasmus, den der Empfänger vielleicht nicht als solchen erkennt. Auch wenn Sie sich über eine Mail oder Situation sehr geärgert haben - Sie sollten professionell antworten.

Bertolo rät zudem, Menschen mit einer Mail nie in die Defensive zu bringen. Also vermeiden Sie Fragen wie "Warum war ihr Projekt zu spät dran?". So ein Gespräch führt man besser am Telefon. Auch nicht in eine Mail gehören Ausdrücke wie "Warum haben Sie…?", "Sie müssen…" oder "Sie sind doch sicher damit einverstanden, dass…".

8. Vorsicht bei Blindkopie und Allen antworten: Blindkopie sollten Sie wirklich nur dann benutzen, wenn es darum geht, die Mail-Adressen der Empfänger nicht öffentlich zu machen. Beispielsweise, wenn sie einen Newsletter verschicken. Sie sollten aber nie auf die Blindkopie zurückgreifen, um einen Dritten heimlich vertrauliche Informationen mitlesen zu lassen.

Die Funktion Allen antworten sollte man schlichtweg vermeiden. Wenn beispielsweise der Chef eine Meeting-Anfrage an das gesamte Team verschickt, antworten Sie nur ihm und nicht allen.