Viertens: Eine Lösung für das digitale Vertrags-Management muss ein mehrsprachiges Vertragswesen und verschiedene Währungen unterstützen. Ebenso müssen alle Zugriffe und Interaktionen mit Hilfe umfassender Audit-Trails nachvollziehbar sein und der sichere Zugriff durch ein Berechtigungskonzept gewährleistet werden.

Best-Practice-Ansätze nutzen

Fünftens: Die zentralen IT-Architektur-Anforderungen müssen eingehalten werden. Ebenso sollte die Abbildung der Kernprozesse, wie Vertragserstellung, Vertragsarchivierung und Vertragsverwaltung, in der neuen Lösung anhand von Best Practices erfolgen.

Sechstens: Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie der künftigen Lösung sind ebenfalls entscheidende Faktoren. Dadurch steigt die Akzeptanz bei den Endanwendern, etwa aus der Rechtsabteilung oder dem Finanzbereich. Diese zeichnen sich in der Regel nicht durch hohe IT-Affinität aus.

Siebtens: Nicht zuletzt spielt bei der Systemauswahl auch eine wesentliche Rolle, dass der künftige Software-Lieferant sowie an dem Projekt beteiligte System-Integratoren entsprechende Referenzprojekte vorweisen können.

Risiken minimieren, Vertragsprozesse optimieren

Betriebe, die diese Tipps bei der Einführung einer IT-Lösung für das Vertrags-Management berücksichtigen, profitieren laut Pentadoc von diversen Vorzügen. So erhalten sie eine transparente Sicht auf alle Verträge und Vertragsbedingungen. Dadurch lassen sich zum Beispiel Risiken, etwa die Nicht-Einhaltung von Fristen, reduzieren und Konventionalstrafen vermeiden. Ebenso werden Durchlaufzeiten für die Erstellung und die Verwaltung von Verträgen verkürzt sowie der Zeitaufwand für die Vertragsrecherche und -analyse. Außerdem lassen sich Vertragsvereinbarungen automatisiert erfüllen sowie Genehmigungsverfahren optimieren. Auch finanzielle Verluste, etwa aufgrund vergessener Vertragskündigungen gehören der Vergangenheit an.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation CIO. (ph)