Vereinbaren Sie unternehmensweit geltende Richtlinien für Einkauf und Nutzung von Software.

Definieren Sie klare Kompetenzen, wer die Beschaffung und den Einsatz von Software und Lizenzen koordiniert und überwacht.

Fixieren Sie die Regeln zum Lizenz-Management schriftlich und machen Sie sie jedem Mitarbeiter Ihres Unternehmens transparent.

Inventarisieren Sie Software und Lizenzen: Ein Softwareinventar enthält alle Informationen zur tatsächlich auf PCs und Servern installierten Software. Das Lizenzinventar beschreibt auf Basis der geschlossenen Verträge die Nutzungsbedingungen.

Software- und Lizenzinventar müssen immer auf einem aktuellen Stand gehalten werden.

Um Über- beziehungsweise Unterlizenzierung zu vermeiden, sollten Software- und Lizenzinventar in regelmäßigen Abständen abgeglichen werden.

Bedarfsanforderungen in Sachen Software sollten mit dem zentralen Software- und Lizenz-Pool abgeglichen werden. Eventuell lassen sich teure Neuanschaffungen ganz vermeiden beziehungsweise auf günstigere Updates ausweichen.

Im Falle einer Unterlizenzierung sollten Sie den Hersteller informieren und entsprechend nachlizenzieren lassen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Treten Sie auch bei einer Überlizenzierung in Kontakt mit dem Hersteller. Vielleicht nimmt dieser die Lizenzen zurück. Vergessen Sie in keinem Fall, nicht benötigte Wartungsverträge rechtzeitig zu kündigen.

Nutzen Sie das Lizenz-Management nicht nur als Verwaltungsinstrument, sondern auch als Werkzeug, um Ihren Software- und Lizenzbestand dem Bedarf anzugleichen. Betreiben Sie aktives Lizenz-Management. Damit lassen sich weitere Kosten einsparen.

Lassen Sie beim Kauf und Verkauf von Lizenzen den Gebrauchtmarkt nicht außer Acht.