E-Procurement ist zentraler Bestandteil nahezu jeder E-Business-Strategie insbesondere in Großunternehmen. Dabei werden Beschaffungsprozesse nicht mehr nur auf elektronischem Weg abgewickelt - Stichwort Electronic Data Interchange (EDI) -, sondern verlaufen zunehmend übers Internet. Der Trend geht in Richtung Web-basierendes Beschaffungswesen.
Auch 3M folgt diesem Trend. Während in den USA seit drei Jahren ein externer Marktplatz - TPN Mart mit mehr als tausend Usern von 3M - genutzt wird, kommt jetzt in den europäischen Niederlassungen die Software Purchasing Expert (PE) von GE Global Exchange Services (GXS) zum Einsatz - und zwar für die Beschaffung von Nicht-Produktionsgütern vom Bleistift über Dienstleistungen bis hin zum Firmenwagen.
Der Startschuss für die erste Installation von PE bei 3M fiel Ende 1999 in Zürich. Zunächst ging es um 60 Nutzer, 20 Kataloge und 1000 Lieferanten. Bis zu einem Bestellwert von 1000 Euro können Mitarbeiter ohne weitere Genehmigung durch Vorgesetzte bestellen. Erst bei Werten darüber hinaus setzt ein automatisierter Genehmigungsprozess ein, der wiederum in der Bestellung durch den Mitarbeiter mündet.
Ursprüglich wurden drei Lösungsansätze diskutiert: Platzieren der Aufträge zum Beispiel auf der Website von Zulieferern oder Nutzung eines elektronischen Marktplatzes, wobei man Zugang zu unterschiedlichen Katalog-Portalen gehabt hätte. Als dritte Variante stellten sich Systeme, die eine Integration mit ERP Systemen ermöglichten, als attraktiv heraus. Dazu gehört das oben genannte Purchasing Expert (PE), für das sich 3M schließlich entschieden hat.
Implementierung 1999 begonnenDie Lösung ist seit längerem auf dem Markt etabliert und wird von Unternehmen wie zum Beispiel BP International oder auch der Bank of Ireland eingesetzt. Das System wurde 3M im Jahr 1997 zum ersten Mal vorgestellt, der Vertrag Ende 1998 abgeschlossen, die Implementierung des Pilotprojekts in der Schweiz konnte 1999 beginnen. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren insbesondere die sofortige Verfügbarkeit der Software, die starke Workflow Engine und die Implementierbarkeit über Landesgrenzen hinweg bei weltweit verfügbarem Support.
Die ersten Praxiserfahrungen zeigen bereits, dass die Lösung das Beschaffungswesen erheblich vereinfacht hat. Allerdings trug dazu auch die Neugestaltung der Geschäftsprozesse bei; sie wurden auf größtmögliche Einfachheit getrimmt. Abgeschafft ist beispielsweise die Wareneingangskontrolle; die Lieferanten liefern nun direkt an die Besteller. Rechnungen werden nur auf Plausibilität überprüft. Gibt es Auffälligkeiten, werden die Besteller per E-Mail um Prüfung gebeten.
Der Einkauf gibt dabei nur noch die Rahmenbedingungen, die Auswahl der Lieferanten sowie die Konditionen vor. Bisher sind die Erfahrungen positiv. Das Einkaufsverhalten hat sich nicht verändert; der befürchtete Effekt von Vorratskäufen war fast nicht zu merken. Die Zahl der Lieferanten in der Schweiz wurde bereits von 4000 auf 1000 reduziert, in den Benelux-Ländern konnte eine Halbierung erreicht werden, und in Deutschland sollen von 6000 Lieferanten mindestens 2000 aussortiert werden.
3M plant, PE auf ganz Europa auszuweiten. Dann sollen etwa 5000 Nutzer 70 Prozent der Einkäufe über das das E-Procurement-System abwickeln. Als nächster Schritt ist geplant, über eine "Purchasing Card", sozusagen eine elektronische Mitarbeiter-Kreditkarte, den gesamten Rechnungsablauf neu zu gestalten und zu straffen. Ziel ist eine Halbierung der Kosten für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Diskutiert wird darüber hinaus die Vernetzung mit weiterfüh-renden Lösungen wie Auktions- und Ausschreibungssystemen.
Mehr Transparenz und KontrolleNach der Nutzung von E-Mail wird die E-Procurement-Lösung die am häufigsten genutzte Anwendung bei 3M sein, schätzen die Pilotanwender derzeit. Schließlich dauere eine Bestellung nur noch - maximal - fünf Minuten, wodurch die Prozesskosten gegenüber herkömmlichen Bestellsystemen erheblich reduziert würden. Zudem verspricht man sich zusätzliche Vorteile durch mehr Transparenz und bessere Kontrollmöglichkeiten der Prozesse.
*Joachim Dietrich ist Projekt-Manager für E-Procurement bei 3M, Neuss, für Europa.
3M - das UnternehmenIm Jahre 1902 wurde in den USA die Minnesota Mining & Manufacturing gegründet. Das Unternehmen erzielte im vergangenen Jahr weltweit einen Umsatz von fast 17 Milliarden US-Dollar. Der Konzern ist in Deutschland an fünf Standorten vertreten. Alle hiesigen 3M-Gesellschaften erwirtschafteten mit ihren insgesamt 5800 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 3,5 Milliarden Mark.
Produkte wie zum Beispiel die Post-it-Haftnotizen sowie die Scotch-Brit-Reinigungs-Produkte des stark diversifizierten Unternehmens sind aus dem täglichen Leben kaum mehr wegzudenken. Die Produktpalette des Multi-Technologie-Konzerns umfasst mittlerweile 50000 Artikel. Die Summe der europäischen Lieferanten beziffert sich ebenfalls auf 50000, von denen alleine in Deutschland 6000 mehr als 80000 Aufträge jährlich von 3M erhalten. Allein das Einkaufsvolumen für Europa beläuft sich auf zirka 1,6 Milliarden US-Dollar. Obwohl 3M ein produzierendes Unternehmen ist, entfallen rund zwei Drittel des Einkaufsvolumens auf Nicht-Produktionsgüter.