Cloud Computing, Glasfaserausbau, Mobilfunkabdeckung - in vielen für die Digitalisierung entscheidenden Bereichen ist Deutschland nach wie vor Entwicklungsland. Das gilt leider auch für die Organisation der Arbeit und die Ausstattung am Arbeitsplatz. Während in anderen europäischen Ländern wie Norwegen oder Schweden flexible Arbeitszeiten, moderne digitale Arbeitsplätze und mobiles Arbeiten längst zur Normalität gehören, steckt mobiles Arbeiten hierzulande immer noch in den Kinderschuhen. Die Folge ist eine Diskrepanz zwischen dem Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Flexibilität und der Realität: Laut einer aktuellen Initiative-D21-Umfrage wünschen sich 74 Prozent der deutschen Erwerbstätigen einen modernen, mobilen Arbeitsplatz.
Selbst die Politik, für die das Internet ja immer noch Neuland ist, hat das Problem schon erkannt - und fordert inzwischen in Teilen ein "Recht auf mobiles Arbeiten". Dabei gibt es eigentlich keinen Grund, das als Forderung an die Unternehmenswelt zu verpacken, schließlich bringen moderne, digitale Arbeitsplätze auch den Firmen selbst zahlreiche Vorteile. Zum einen steigt die Attraktivität als Arbeitgeber, gerade für junge Nachwuchskräfte, die mit Smartphone und Laptop aufgewachsen sind - ein nicht zu unterschätzender Vorteil in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels. Zum anderen steigt aber auch die Effizienz der Mitarbeiter, wenn sie - mit den richtigen Arbeitsmitteln ausgestattet - überall dort arbeiten können, wo es für sie am sinnvollsten und für das Unternehmen am effizientesten ist.
In 6 Schritten zum Digital Workplace
Vor allem in größeren Unternehmen lässt sich ein solcher Paradigmenwechsel von der herkömmlichen IT-Beschaffung und -Nutzung zum Digital Workplace nicht von heute auf morgen bewerkstelligen. Deswegen sollten Sie strategisch vorgehen:
1. Entwickeln Sie eine Vision:
Vor der Entscheidung für ein Digital-Workplace-Konzept ist es essenziell, eine klare Vorstellung davon zu haben, wie Ihre IT in drei Jahren aussehen soll. Welche Arbeitsmittel werden benötigt? Was ist eine sinnvolle Laufzeit für die Gerätenutzung? Wer darf wann welche Geräte bestellen? Wie groß soll die Auswahl sein? Diese und ähnliche Aspekte sollten strategisch geplant und vorab definiert werden.
2. Arbeiten Sie gemeinsam, nicht gegeneinander:
Die Wünsche und Vorstellungen von CIO und CFO in Einklang zu bringen, ist mitunter diffizil. Gerade junge dynamische IT-Verantwortliche wollen möglichst schnell einen Kulturwandel erreichen, stellen alle Prozesse auf den Prüfstand und planen erhebliche Investitionen, um die IT so schnell wie möglich erneuern. Finanzchefs sehen dagegen vor allem die Kosten, lehnen solche Projekte häufig ab oder versuchen zumindest, sie zu bremsen. Zum Glück gibt es heute Nutzungskonzepte wie das von CHG MERIDIAN, die es ermöglichen, Zahlungsströme über den Nutzungszeitraum eines Digital Workplace zu verteilen, die Liquidität des Unternehmens zu schonen und so die Anforderungen von CIO und CFO in Einklang zu bringen. Eine nachhaltige Digital-Workplace-Strategie kann nämlich nur dann funktionieren, wenn IT- und Finanzentscheider an einem Strang ziehen. Dank einer Restwertberechnung ist außerdem keine Vollamortisation der Geräte nötig - ein weiteres Argument, das den CFO überzeugen dürfte.
3. Provisionieren Sie bedarfsorientiert:
Nicht jeder Mitarbeiter hat dieselben Anforderungen an Hard- und Software. Wer beispielsweise seine Arbeit überwiegend oder vollständig im Büro erledigt, ist mit einem stationären Desktop PC am besten ausgerüstet. Angestellte im Außendienst (zum Beispiel Vertrieb oder Service) benötigen leichte und robuste Notebooks, für Grafiker, Designer und Entwickler spielt dagegen die Performance ihres Arbeitsgerätes eine größere Rolle als dessen Gewicht und Größe.
4. Gehen Sie es langsam an:
Statt wochenlang Konzepte zu entwickeln, um dann im einem Massen-Rollout alle PCs auf einmal auszutauschen, sollten sie die Arbeitsplätze bedarfsorientiert modernisieren - Schritt für Schritt. Workplace-Konzepte mit flexiblen, kürzeren Laufzeiten kommen Ihnen bei dieser Strategie entgegen. Der Mitarbeiter erhält sein Arbeitsmittel dann, wenn er es wirklich braucht, statt nach starren Abschreibungsrhythmen ein neues Gerät zugeteilt zu bekommen.
5. Planen Sie realistisch:
Bei aller Begeisterung für neue IT-Trends darf die Arbeitswirklichkeit der Mitarbeiter nicht vergessen werden. Planen Sie den Digital Workplace daher nicht auf der grünen Wiese, sondern reden Sie mit denjenigen, die das in der Praxis betrifft und loten Sie aus, wie sinnvoll und effizient Smartphones, Tablets oder Notebooks in bestimmten Arbeitssituationen - etwa in der Fertigung, auf Montage oder in der Wartung - eingesetzt werden können. Nachdem Sie Ihre strategischen Entscheidungen getroffen haben, erklären Sie den Mitarbeitern Ihre Beweggründe und Ihre Vision für die Zukunft. Nur so können Sie die Bereitschaft zum Wandel wecken und die Begeisterung für den Digital Workplace fördern.
6. Machen Sie IT-Beschaffung zum Einkaufserlebnis:
E-Commerce-Portale wie Amazon haben das Einkaufsverhalten revolutioniert. Mitarbeiter erwarten von der Unternehmens-IT heute einen ähnlichen Komfort. Leider sieht die Realität häufig anders aus: Komplexe Antragsprozesse und monatelange Wartezeiten auf bestellte Arbeitsmittel irritieren nicht nur, sie behindern auch die effiziente Umsetzung digitaler Strategien. Moderne Beschaffungskonzepte schaffen über Self-Service-Portale ein Einkaufserlebnis, das der Erwartungshaltung der Mitarbeiter gerecht wird. Hier können sie aus einer (von Ihnen als IT-Entscheider) rollenadäquat vordefinierten Palette ihre digitalen Arbeitsmittel selbst zusammenstellen. Die Lieferung erfolgt wie vom Online Shopping gewohnt in wenigen Tagen, bei Software ist die Freischaltung oft sogar unmittelbar möglich. Self-Service-Portale haben darüber hinaus viele weitere Vorteile: Sie liefern Ihnen unter anderem detaillierte Informationen darüber, wer welche Hardware wann beschafft und wie genutzt hat. Die Analyse dieser Daten erlaubt es, zukünftigen Bedarf prädiktiv zu erkennen und den Beschaffungsprozess kontinuierlich zu optimieren. Schließlich erhalten Sie über die Nutzungsanalyse auch komplette Transparenz darüber, welche Kosten für einen bestimmten Arbeitsplatz anfallen.
Wie der Arbeitsplatz der Zukunft Ihre Transformation befeuert
Eine fundierte Strategie ist Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung neuer Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte. Der Digital Workplace lässt sich jedoch nicht über starre Beschaffungsmodelle mit fixen Abschreibungsfristen realisieren. Von den erheblichen Vorabinvestitionen, die eine Ad-Hoc-Rundumerneuerung der IT-Landschaft mit sich bringen würde, ganz zu schweigen.
Es ist deshalb ratsam, auf flexible Nutzungskonzepte zu setzen, die eine bedarfsgerechte Anschaffung mit einer Verteilung der Kosten über den gesamten Nutzungszeitraum kombinieren. Wenn Mitarbeiter dann noch ihren Arbeitsplatz über ein Self-Service-Portal selbst zusammenstellen und ordern können, steigt nicht nur die Zufriedenheit im Betrieb, sondern auch die Effizienz und die Leistungsfähigkeit - und der Digital Workplace wird zum Turbolader Ihrer Digitalisierungsstrategie.