Web

Tastenkombinationen, Agenda oder Kalender teilen

20 clevere Tricks für Google-Kalender

15.08.2013
Von Elsa Wenzel
Der Kalender von Google ist praktisch. In einer Schritt-für-Schritt Anleitung verraten wir aber zusätzliche Tricks, mit denen Sie den Google-Kalender noch effizienter einsetzen.

Der Kalender von Google bietet viele Möglichkeiten. Ob Sie Termine farblich unterschiedlich markieren wollen, den Kalender außerhalb Ihrer Organisation verwenden möchten oder Veranstaltungen daraus Ihrem sozialen Netzwerk mitteilen wollen, für jeden bietet der Kalender die passende Lösung. Allerdings werden Sie wahrscheinlich hin und wieder fluchen, wenn Sie ein Meeting wegen einer unübersichtlichen Darstellung verpassen oder der Kalender hängt.

Mit unseren Tricks können sowohl Google-Kalender-Anfänger als auch Power-User mehr aus ihrem Kalender herausholen. Die Tipps beziehen sich sowohl auf die kostenlose Version als auch auf die kostenpflichtige App für Geschäfts-Kunden.

1. Tastenkombinationen verwenden

Google bietet eine lange Liste von Tastenkombinationen an, mit denen Sie schneller als mit Maus oder Touchpad sind. Die meisten sind ziemlich intuitiv. Um zum Beispiel einen neuen Termin anzulegen, drücken Sie die Taste C. Weitere Tastenkombinationen können Sie der vollständigen Liste entnehmen.

Zu Datum springen
Zu Datum springen

2. Springen Sie schnell zu jedem Tag

Sie möchten wissen, was Sie letzten Sommer getan haben oder wollen zukünftige Terminkonflikte ausschließen? Um nicht durch die einzelnen Wochen gehen zu müssen, um ein bestimmtes Datum zu finden, rufen Sie die „Einstellungen“ auf. Diese befinden sich hinter dem Zahnrad-Symbol und wählen den Punkt „Google Labs“. Anschließend aktivieren Sie den Punkt „Zu Datum springen“. Danach haben Sie die Möglichkeit einen bestimmten Tag aufzurufen, mit der auf der rechten Seite befindlichen Funktion.

Bevorstehende Termine werden als farbige Text-Liste angezeigt.
Bevorstehende Termine werden als farbige Text-Liste angezeigt.

3. Kalender-Navigation anpassen

Sie bevorzugen eine etwas abweichende Kalenderansicht wie beispielsweise Drei-Wochen-Schritte? Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, danach auf „Einstellungen“ unter „Allgemein“ ändern Sie die „Benutzerdefinierte Ansicht“ auf „3 Wochen“. Nachdem Sie gespeichert haben, sehen Sie die nächsten 21 Tage, wenn Sie den Kalender öffnen.

4. Was steht auf Ihrer Agenda?

Wenn Sie ein Power-User mit vielen freigegebenen Kalender und Terminen sind, erhalten Sie eine bessere Übersicht über Ihre Termine indem Sie auf den Button „Terminübersicht“ oben in Ihrem Kalender klicken. Es wird eine Klartext-Liste der Ereignisse für den Tag angezeigt.

5. Wichtige Termine hervorheben

Um sicherzustellen, dass sich wichtige Termine in Ihrem Kalender abheben, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und auf „Einstellungen“. Unter „Allgemein“ aktivieren Sie beim Punkt „Termine abgeschwächt anzeigen“ die Optionen „Vergangene Termine abgeschwächt anzeigen“ und „Wiederkehrende zukünftige Termine abgeschwächt anzeigen“. Letztere Option sollten Sie deaktiviert lassen, wenn Sie dazu neigen einen Jour fix zu vergessen.

Wichtige Termine heben sich von anderen ab.
Wichtige Termine heben sich von anderen ab.

6. Wochenende ausblenden

Wenn Sie den Google-Kalender nur für die Arbeit verwenden, blenden Sie die Samstag- und Sonntag-Ansicht aus. Hierzu stellen Sie bei „Wochenenden anzeigen“ „Nein“ ein. Den Punkt finden Sie, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol klicken, „Einstellungen“ auswählen und den Reiter „Allgemein“ aufrufen.

7. Ereignisse minimieren

Die Übersichtsliste der Terminübersicht kann viel Platz beanspruchen. Mit „Alles minimieren“ oben über der Liste erhalten Sie eine kompaktere Ansicht. Wenn Sie auf das Plus-Symbol vor dem Ereignis klicken, erhalten Sie weitere Details zu diesem.

8. Private Termine von den geschäftlichen trennen

Wenn Sie private Termine von den geschäftlichen trennen möchten, melden Sie sich in Ihrem Google-Business-Kalender an. Anschließend klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse in der rechten oberen Ecke der Google-Kalender-Seite und wählen „Konto hinzufügen“. Danach geben Sie die Daten für Ihre private Google-E-Mail-Adresse an. In der rechten Ecke werden jetzt beide Identitäten angezeigt und Sie können einfach zwischen beiden Kalendern wechseln.

Wechseln zwischen zwei Kalendern
Wechseln zwischen zwei Kalendern

9. Veranstaltungen mit einem Einzeiler planen

Sie können ein Ereignis mit einer Textzeile Ihrem Kalender hinzufügen. Starten Sie irgendwo in Ihrem Kalender und geben das „Was“ ein. Nach einem Doppelklick können Sie dem Termin weitere Details wie „Wo“ und eine „Beschreibung“ hinzufügen. Sogar wiederkehrende Ereignisse lassen sich erfassen.

Termin mit einem Einzeiler erstellen
Termin mit einem Einzeiler erstellen

10. Sehen, wenn ein Kollege verfügbar ist

Erweitern Sie mittels Drop-Down-Menü auf der linken Seite den Bereich „Weitere Kalender“. Anschließend sehen Sie eine Liste von Drittanbieter-Kalender, wenn Sie bereits einige hinzugefügt haben. Ansonsten klicken Sie auf „Kalender von Freunden hinzufügen“ und geben die E-Mail-Adresse des Kollegen ein. Google wird versuchen die entsprechenden Termine hinzuzufügen. Wenn alles geklappt hat, werden Ihnen die Termine Ihres Kollegen in Ihrem Kalender in einer anderen angezeigt.

Sie sehen es im eigenen Kalender, wann jemand beschäftigt ist.
Sie sehen es im eigenen Kalender, wann jemand beschäftigt ist.

11. Abgelehnte Termine nicht anzeigen

Wenn Sie ein Meeting verwirrt, an dem Sie nicht teilnehmen, lassen Sie sich diesen nicht anzeigen. Hierzu klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und rufen den Reiter „Allgemein“ unter „Einstellungen“ auf. Danach sagen Sie bei „Von mir abgelehnte Termine anzeigen“ „Nein“.

Unter diesem Punkt befindet sich der Punkt „Automatisch Einladungen zu meinem Kalender hinzufügen“. Standardmäßig ist diese Funktion auf „Ja“ eingestellt und Sie erhalten immer einen Hinweis zur Veranstaltung. Für eine bessere Übersicht sollten Sie die Option „Nein, nur Einladungen anzeigen, auf die ich geantwortet habe“ aktivieren.

12. Termine automatisch ablehnen

Die Funktion „Termine automatisch ablehnen“ spart Zeit, da Sie hiermit Zeiträume in Ihrem Kalender sperren können. Erhalten Sie eine Einladung für einen gesperrten Zeitraum, lehnt Google automatisch die Einladung ab. Die Funktion finden Sie, wenn Sie auf das Zahnrad-Symbol klicken, „Google Labs“ auswählen und die entsprechende Funktion aktivieren.

Nur die Termine anzeigen lassen, denen man zugesagt hat
Nur die Termine anzeigen lassen, denen man zugesagt hat

13. Verpassen Sie nicht das nächste Meeting

Sind Sie oft zu spät? Dann hilft Ihnen die Funktion „Nächste Besprechung“. Das Modul zeigt Ihren nächsten Termin in großen, fetten Buchstaben im Kalender an. Um die Funktion zu aktivieren, rufen Sie mittels Zahnrad-Symbols den Punkt „Google Labs“ auf und gehen zum Punkt „Nächste Besprechung“.

Mit diesem kleinen Ticker sind Sie immer pünktlich
Mit diesem kleinen Ticker sind Sie immer pünktlich

14. Sehen wer frei oder beschäftigt ist

Dieser Tipp ist nützlich, wenn Sie sich häufig mit der gleichen Person treffen und bereits einen Kalender von dieser Ihrem hinzugefügt haben. Aus dem „Google Labs“-Menü, zu dem Sie mithilfe des Zahnrad-Symbols gelangen, aktivieren Sie die Funktion „Verfügbar oder beschäftigt“. Anschließend erscheint das Modul am rechten Rand Ihres Kalenders. In das Eingabefeld geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen ein und Sie erhalten eine entsprechende Statusmeldung.

Kollegen Ihrer "Frei"- oder "Beschäftigt"-Liste hinzufügen
Kollegen Ihrer "Frei"- oder "Beschäftigt"-Liste hinzufügen

15. Zwei Zeitzonen anzeigen

Falls Sie wissen wollen um wie viel Uhr das Meeting in Chicago stattfindet und Sie sich in Deutschland aufhalten, kann Ihnen Ihr Kalender dabei helfen. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und wählen „Einstellungen“. Unter der Registerkarte „Allgemein“ sehen Sie Ihre aktuelle Zeitzone. Um eine weitere Zeitzone hinzuzufügen, klicken Sie auf „Zusätzliche Zeitzone anzeigen“ und wählen die entsprechende aus dem Drop-down-Menü aus – eventuell müssen Sie die Option „Alle Zeitzonen anzeigen“ aktivieren, um eine Liste angezeigt zu bekommen. Im Kalender sehen Sie anschließend beide Uhrzeiten nebeneinander.

Zwei Zeitzonen im Kalender anzeigen lassen
Zwei Zeitzonen im Kalender anzeigen lassen

16. Mehrere Zeitzonen verwalten

Falls Ihnen der vorherige Tipp zu viel Platz einnimmt oder Sie mehr als zwei Zeitzonen verwalten wollen, ist das Modul „Weltuhr“ die richtige Wahl. Dieses finden Sie in den „Google Labs“, zu dem Sie über das Zahnrad-Symbol gelangen.

17. Wetter kennen

Sie wissen jetzt, wie spät es in Chicago ist - aber wie ist das Wetter dort? Auch in diesem Punkt kann Ihr Kalender Ihnen mit einer Prognose helfen. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, wählen „Einstellungen“ und den Reiter „Allgemein“ aus. Danach suchen Sie den Punkt „Standort“ geben die entsprechende Postleitzahl ein und bei „Standortabhängige Wettermeldungen anzeigen“ wählen Sie Celsius oder Fahrenheit aus. Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, sehen Sie ein Wetter-Symbol unter Ihren ganztätigen Ereignissen. Für mehr Informationen klicken Sie auf das Symbol.

Google checkt das Wetter für Sie
Google checkt das Wetter für Sie

18. Kalender aus dem ganzen Web hinzufügen

Google Kalender verwendet das iCalendar-Format. Dies macht es einfach fremde Kalender zu abonnieren. Wenn Sie beispielsweise planen die Termine des American-Football-Teams „Green Bay Packers“ zu abonnieren, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben „Weitere Kalender“, wählen „In interessanten Kalendern suchen“ und wählen den Reiter „Sportarten“. Anschließen rufen Sie „American Football“, „National Football League –NFL“ auf, suchen den Eintrag „Green Bay Packers“ und „Abonnieren“ diesen.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit im Internet nach einem Thema zu suchen, das Sie interessiert. Ihrer Suchanfrage erweitern Sie um die Angabe von „ICS“ oder „ICAL“. Auf den Ergebnis-Seiten finden Sie teilweise eine Option mit dem Sie Ereignisse Ihrem Kalender hinzufügen können. Solange Sie in Ihrem Google-Konto angemeldet sind, können Sie dies mit ein oder zwei Klicks tun. Die Kalender lassen sich mittels unterschiedlichen Farben voneinander unterscheiden. Hierzu müssen Sie auf das farbige oder weiße Kästchen vor dem Kalendernamen klicken und eine Farbe auswählen.

Fremde Kalender aus dem Web hinzufügen
Fremde Kalender aus dem Web hinzufügen

19. Planen Sie Events aus Ihrem sozialen Netzwerk

Vielleicht nutzen Sie Google+ für berufliche Zwecke. Wenn Sie viele Kontakte im Netzwerk besitzen, kann sich dies als nützlich für die Planung eines großen Launch-Events erweisen. Auf Ihrer Google+-Seite finden Sie ein leeres „Was ist neu“-Feld; klicken Sie auf das Kalender-Symbol und geben Sie die Details Ihrer Veranstaltung ein. Bevor Sie auf „einladen“ klicken müssen Sie in dem „Einladen …“-Feld die entsprechenden Kontakte oder Kreise eingeben. Bei Bedarf können Sie ein Bild Ihrer Veranstaltung und Facebook-Events Ihrem Kalender hinzufügen.

20. Kalender teilen

Vielleicht zeigt Ihr Unternehmen wöchentlich ein neues YouTube-Video. Binden Sie Ihre Fans an sich, indem Sie die Veröffentlichungsdaten bekanntgeben und machen Sie Ihren Kalender für die Öffentlichkeit zugänglich.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben „Meine Kalender“, wählen „Neuen Kalender erstellen“ und füllen alle Felder aus. Danach aktivieren Sie die Option „Diesen Kalender öffentlich machen“. Wenn Sie möchten, können Sie Ihren Kalender nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich machen.

Nachdem Sie fertig sind, fügen Sie einen Link zu Ihrem Kalender auf Ihrer Website ein und teilen diesen via Facebook sowie Twitter. Sie finden den Code zum Einbetten auf Ihrer Website sowie die Kalenderadresse, indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem entsprechenden Kalender klicken und den Punkt „Kalender-Einstellungen“ wählen.

Teaserbild: Andre Bonn, Fotolia.de

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt. (mhr)