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Wir haben das alle schon mal getan: Eine E-Mail oder eine Instant Message abgeschickt, in der wir einem Kollegen Geheim-Infos über eine Kündigung oder schlechte Zahlen geschickt haben. Viele haben bestimmt auch schon über den Chef oder seltsame Management-Entscheidungen hergezogen.
Versenden wir nun also E-Mails mit Inhalten, die wir lieber für uns behalten sollten, dann versehen wir sie häufig mit Zusätzen. Worte, mit denen wir unsere Sensibilität unterstreichen und mit denen wir buchstäblich unsere Haut retten wollen. Unsere Schwesterpublikation CIO.com hat zehn dieser Zusätze zusammengestellt.
Zehn Zusätze, die in E-Mails besser nicht auftauchen sollten
1. "Ich könnte in Schwierigkeiten geraten, wenn ich dir das jetzt schreibe, aber …"
2. "Lösch diese E-Mail bitte sofort."
3. "Ich sollte das, was jetzt kommt, wirklich nicht aufschreiben."
4. "Sag das aber bitte nicht dem und dem", oder "Leite das bitte nicht dem und dem weiter."
5. "Sie/Er werden das niemals herausfinden."
6. "Wir machen das diesmal anders als normalerweise."
7. "Ich glaube ich dürfte das gar nicht wissen, aber …"
8. "Ich möchte dieses Thema nicht per E-Mail diskutieren. Ruf mich doch bitte an."
9. "Frag nicht. Du willst das nicht wissen."
10. "Ist das denn eigentlich legal?"
All diese Sätze bewirken häufig genau das Gegenteil von dem, was sie eigentlich bezwecken sollen. E-Mails mit solchen Zusätzen erregen noch mehr Aufmerksamkeit als blanke Nachrichten.
Schwierigkeiten, und zwar große
Können einen solche Mails in Schwierigkeiten bringen? Ja, und zwar in große. Dass Sie vertrauliche Informationen via Mail verbreiten, kann im schlimmsten Fall ein Kündigungsgrund sein. Oder wenn Sie per Mail ein bisschen Dampf abgelassen haben - auch das kann zur Entlassung führen. Wenn sich jemand über Sie beschwert, kann eine solche Mail schnell gegen Sie verwendet werden.
Die amerikanische PNC-Bank etwa entließ im Jahr 2004 zwei Frauen, die vermeintlich harmlose Joke-Mails weitergeleitet hatten. Genau wie diese beiden Mitarbeiterinnen denken viele: Was habe ich denn verbrochen?
Überwachungssoftware
Zahlreiche Unternehmen überwachen den Mail-Verkehr ihrer Mitarbeiter mit einer speziellen Software und/oder archivieren ihn - obwohl das illegal ist. Jeder sollte sich darüber im Klaren sein, dass E-Mails nicht wie ein gesprochenes Wort verhallen, sondern auf Abruf bereitstehen. Und gegen einen verwendet werden können.
- 1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. - 2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian. - 3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab. - 4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen. - 5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen. - 6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden. - 7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen. - 8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat. - 9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen. - 10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen! - 11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have. - 12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen. - 13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht. - 14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.