Es gibt viele Ratgeber zum Projekt-Management. Das Gros der Empfehlungen bezieht sich auf IT-Projekte, die inhouse beziehungsweise vom Anwender selbst umgesetzt werden. Es geht also um Auftraggeber- und Auftragnehmerinstanzen. Selbst wenn sich die Empfehlungen einmal tatsächlich an "echte" Auftraggeber und Auftragnehmer richten, wird kaum die Frage gestellt, ob sich daraus Unterschiede ergeben. Welche Ratschläge gelten also für Vorhaben, die mit externen Aufragnehmern realisiert werden?

Externe Projekte zeichnet eine Besonderheit aus - die Schnittlinie zwischen den Vertragspartnern. Sehr deutlich zeigt sich diese bei festen Preisen und festen Terminen: Überschreitet der Aufwand den Preis, trägt der Auftragnehmer den Mehraufwand. Noch deutlicher wird es, wenn das Projekt scheitert. Während ein Misserfolg bei einem Inhouse-Projekt nach Möglichkeit unter den Teppich gekehrt wird, versucht bei externen Projekten jede Partei, den Schaden auf die andere abzuwälzen.

Daraus lassen sich in der Praxis einige Empfehlungen ableiten. Die folgenden Tipps zielen auf Projekte zur Einführung von Standardsoftware ab, da diese die meisten Anwender betreffen. Das Vertragsziel im Auge behalten.

Das Vertragsdokument dient zunächst einmal dazu, jeden Vertragspartner für den Problemfall so gut wie möglich abzusichern. Insbesondere für den Auftraggeber geht es jedoch um mehr, nämlich um den Erfolg des Projekts.

Für ihn ist es entscheidend, ein praxistaugliches und wirtschaftliches Softwaresystem zu erhalten. Demnach sollte er sich nicht nur fragen, ob er abgesichert ist, sondern auch, ob die geplanten Ziele zu erreichen sind, wenn das, was vereinbart werden soll, umgesetzt wird. Darüber hinaus sollte er darauf achten, ob die Grundlagen, auf denen das Projekt aufbaut, gegeben sind: So muss er sich fragen, ob der Auftragnehmer die notwendigen Fachkenntnisse hat oder ob die eigenen Mitarbeiter im erforderlichen Umfang freigestellt werden können.