Welche Rolle E-Mails hierzulande im Geschäftsverkehr spielen, offenbart eine aktuelle Untersuchung der Management- und Technologieberatung BearingPoint unter 200 deutschen Firmenvertretern. Demnach stufen zwei Drittel der Befragten über 25 Prozent aller E-Mails als geschäftskritische Informationen ein. Etwa ein Drittel misst sogar mehr als 50 Prozent ihrer E-Mails eine solche Bedeutung bei. Der Grund: Bereits 87 Prozent der Befragten erhalten heute Kundenanfragen und 82 Prozent Angebote per E-Mail zugeschickt. Ebenso finden sich Bestellungen (bei 60 Prozent), Rechnungen (bei 43 Prozent) und Verträge (bei 43 Prozent) im elektronischen Posteingang. Interessant ist auch, dass 87 Prozent der Befragten Projekte auf diesem Weg besprechen, obwohl die Softwareanbieter seit langem für kollaborative Management-Werkzeuge werben.
Doch die Verwaltung und Nutzung der wertvollen Informationen macht den Unternehmen zu schaffen (siehe auch "Pflichtangaben in E-Mails: Die wichtigsten Fragen und Antworten"). Neben einer effizienten Speicherung ist es vor allem eine einfache Suche nach E-Mails und deren Anhängen, die die Befragten vermissen. Ebenso besteht der Wunsch, E-Mails in die Geschäftsprozesse einzubinden. Viele der Befragten sehen ferner mit Sorge, dass sie nationale handels-. und steuerrechtliche Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO (Abgabenordnung) sowie vor allem internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley erfüllen müssen, ihren Geschäftsverkehr per E-Mail aber nicht ausreichend dokumentieren und belegen können.
Nur 23 Prozent der Unternehmensvertreter sind sich sicher, dass sie beispielsweise in einem Gerichtsverfahren die vollständige Korrespondenz inklusive aller E-Mails zu einem Geschäftsvorfall innerhalb von zwei Wochen zur Verfügung stellen könnten. 47 Prozent der Befragten schätzen, dass dies, wenn überhaupt, nur mit sehr hohem Aufwand möglich wäre, weitere 15 Prozent sehen überhaupt keine Chance.
Ein Grund für dieses Verfügbakeitsproblem liegt darin, dass in der Hälfte der Unternehmen E-Mails in erster Linie in den persönlichen Ordnern der einzelnen Nutzer schlummern. Zwar nehmen 47 Prozent der Firmen zumindest Backups auf dem Mail-Server vor, es bleibt aber unklar, ob dabei auch lokal vorgehaltene E-Mails erfasst werden. Nur 26 Prozent der befragten Unternehmen setzen heute ein kommerzielles Archivierungs-Tool ein, um ihre elektronische Post sicher und zentral aufzubewahren, 15 Prozent archivieren ihre E-Mails überhaupt nicht (siehe auch "Auch E-Mails haben einen Lebenszyklus") Ebenso fehlen vielerorts Richtlinien (Policies) zur Behandlung von E-Mails.
So räumte die Mehrzahl der Unternehmen ein, an derartigen Regeln noch zu arbeiten, sie nicht zu kennen oder gar nicht zu planen. Sind doch Policies etabliert, dann beziehen sich diese laut Studie vor allem auf private E-Mails (67 Prozent), auf die Mailbox-Größe (62 Prozent) und auf anstößige Inhalte (53 Prozent). Regelungen zur Aufbewahrung und Ablage von E-Mails sowie zur Behandlung von Verstößen finden sich hingegen nur selten.
Die Hälfte der befragten Unternehmen hat sich zumindest schon einmal mit Produkten für das E-Mail-Management beschäftigt, doch nur sieben Prozent setzen eine solche Lösung produktiv ein. Von diesen wenigen Nutzern sind zudem manche unzufrieden mit ihrer E-Mail Management-Software, weil sie ihnen zu komplex und zu wenig benutzerfreundlich ist. Dennoch wächst die Verbreitung entsprechender Produkte. So laufen in zwölf Prozent der Unternehmen derzeit Projekte, und 37 Prozent plane welche siehe auch den Beitrag "E-Mail-Archivierung: Mehr als Mailboxen verwalten")
Auch steht für die meisten Nutzer außer Frage, dass solche Lösungen unternehmensweit einzusetzen sind. Mehr als 57 Prozent der befragten Unternehmen betrachten das E-Mail-Management nicht als Insel, sondern als Teil einer umfassenden Enterprise-Content-Management-Lösung zur Verwaltung und Steuerung aller geschäftskritischen Inhalte. Dazu ist die Organisation, also zum Beispiel die Regeln, ebenso wichtig wie die Technik (siehe auch "Immer Ärger mit der elektronischen Post"). (as)
